DASAR TEORI POKOK-POKOK PRESERVASI ARSIP
Preservasi arsip secara garis besar terdiri dari 3 kegiatan, yaitu:
1. Pemeliharaan arsip
Pemeliharaan arsip dilakukan dengan melaksanakan acara penyimpanan arsip sesuai dengan standar penyimpanan arsip, baik peralatan, kondisi ruang penyimpanan, serta suhu dan kelembaban ruang penyimpanan.
2. Restorasi arsip
Kegiatan perawatan dan perbaikan arsip yang mengalami kerusakan sebagai akibat pemeliharaan yang tidak baik, bencana, atau salah penggunaannya.
3. Reproduksi arsip
Yang termasuk acara reproduksi ialah fotocopy, pembuatan foto, microfilm, compact disc/CD, video compact disc/VCD, digital video disc/DVD, hasil scanning dan semua jenis acara berkaitan dengan proses penggandaan arsip. Reproduksi arsip bertujuan untuk melestarikan info yang terkandung dalam suatu media arsip.
A. TUJUAN DAN PRINSIP-PRINSIP PRESERVASI
Tujuan preservasi ialah untuk melindungi fisik arsip semoga tahan lama, menghindarkan dari kerusakan sehingga kandungan informasinya sanggup terjaga selamanya.
Prinsip-prinsip preservasi terdiri dari:
1. Dilaksanakan dengan mempertahankan otensitas dan realibilitas arsip.
2. Dilaksanakan semenjak dinyatakan sebagai arsip permanen.
3. Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya.
4. Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang steril dengan suhu dan kelembaban udara yang stabil.
5. Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang tinggi.
B. SARANA DAN PRASARANA PRESERVASI
Untuk pencapaian tujuan preservasi perlu didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana preservasi antara lain:
1. Tersedianya gedung dan ruang penyimpanan arsip yang representative.
2. Tersedianya anutan dan standar preservasi.
3. Tersedianya laboratorium.
4. Tersedianya peralatan dan alih media.
5. Tersedianya rak arsip, lemari arsip, AC, Dehumidifier, Thermometer, Hygrometer, Thermohygrometer, trolly, leafcaster, rewinder, video tape cleaner, film cleaner, telecine, stein back, kamera microfilm, mesin prosesing, computer, dan scanner, dan sebagainya.
6. Tersedianya wadah penyimpanan arsip (boks, can, dan amplop).
C. PROSES PRESERVASI ARSIP TEKSTUAL
Seperti yang telah dijabarkan di atas bahwa secara garis besar preservasi dibagi menjadi 3 acara yaitu pemeliharaan arsip, restorasi arsip, dan reproduksi arsip. Maka proses preservasi arsip terdiri dari:
1. Persiapan
Persiapan merupakan tahap awal yang dilakukan sebelum arsip statis hasil akuisisi disimpan sebagai memori kolektif suatu forum kearsipan dan siap dimanfaatkan oleh pengguna arsip. Persiapan mempunyai beberapa tahap, yaitu:
a. Penempatan arsip hasil akuisisi pada ruang transit untuk diseleksi dan dibersihkan dari banyak sekali faktor perusak.
b. Pemindahan arsip ke ruang penyimpanan.
c. Merawat atau merestorasi arsip yang rusak.
2. Pemeliharaan Arsip Statis
Ada beberapa acara dalam Pemeliharaan Arsip Statis, yaitu:
a. Menata arsip sesuai dengan grup arsip. Pada arsip tekstual contohnya dengan contoh klasifikasi.
b. Menyimpan dan menata arsip sesuai dengan format dan media arsip Dalam hal ini, arsip tekstual jangan dicampur dengan arsip dengan media yang berbeda.
c. Mengatur kestabilan suhu dan kelembaban udara ruang penyimpanan arsip.
d. Mengontrol lingkungan dan fisik arsip secara regular.
e. Menindaklanjuti hasil temuan control terhadap lingkungan dan fisik arsip.
3. Perawatan atau Restorasi arsip
Kegiatan yang dilakukan dalam melaksanakan Perawatan atau restorasi arsip, adalah:
a. Mendaftarkan arsip yang akan direstorasi.
b. Mencatat jenis, metode dan rangkaian tindakan perawatan yang pernah dilakukan terhadap arsip yang bersangkutan.
c. Melaksanakan perawatan atau restorasi arsip.
d. Pemeriksaan ulang dan control restorasi, khususnya terhadap arsip media baru.
D. REPRODUKSI
Arsip tekstual yang bermedia kertas suatu dikala tentu akan mengalami kerusakan. Arsip penting dilihat tidak hanya dari segi fisiknya saja tetapi nilai informasinya. Bagaimana apabila suatu arsip rusak dan nilai informasinya menjadi hilang? Tentu akan menjadikan kerugian yang sangat besar. Untuk itu untuk melestarikan arsip semoga tahan usang dan nilai informasinya tetap ada ialah dengan cara reproduksi. Reproduksi arsip sanggup dilakukan dengan dua cara, yaitu mengkopi dan alih media. Mengkopi ialah acara menjiplak arsip dengan format hasil penggandaan yang sama dengan format aslinya. Sedangkan alih media ialah acara menjiplak arsip, tetapi format hasil penggandaannya berbeda dengan format aslinya. Misalnya ialah format orisinil kertas dialihmediakan ke bentuk microfilm atau digital. Selain daripada itu, tujuan reproduksi adalah:
Ø Mengawetkan dan memaksimal gambar dan bunyi dalam keadaan stabil untuk waktu yang lama.
Ø Menentukan keamanan dan melindungi dari kehilangan isi info jikalau materi aslinya hilang atau rusak.
Ø Menetapkan tumpuan dan duplikasi dalam menciptakan saluran pada isi arsip sehingga materi aslinya tidak digunakan.
Seputar Tentang Perawatan dan Pemeliharan Arsip Statis
Untuk menjaga keutuhan kondisi fisik maupun isi info arsip statis dibutuhkan perawatan dan pemeliharaan. Hal tersebut dilakukan sebab biasanya arsip-arsip statis itu mempunyai usia yang sudah usang dan rentan terhadap kerusakan. Perawatan arsip statis dilakukan melalui acara pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya kerusakan. Sedangkan pemeliharaan mengarah pada perjuangan untuk melestarikan materi arsip dari kerusakan. Dengan demikian arsip wajib dipelihara, dirawat serta dihindarkan dari unsur-unsur perusak arsip. Unsur yang biasanya menjadi penyebab perusak arsip ialah sebagai berikut :
a. Faktor biologis, ibarat jamur dan serangga;
b. Faklor fisis, ibarat cahaya dan panas matahari, dan air;
c. Faktor kimiawi, ibarat efek tinta tulisan, keasaman kertas;
d. Faktor lingkungan, seperli manusia, tragedi alam, banjir, kebakaran;
e. Faktor hewan pengerat, ibarat tikus.
Ada beberapa hal yang perlu dilakukan semoga arsip statis tersebut tetap terjaga dan mengantisipasinya dari kerusakan arsip. Hal-hal tersebut sanggup dilakukan dengan cara ibarat berikut:
1. Menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis.
2. Mendokumentasikan info yang dikandung dalam arsip statis.
3. Mensterilkan dari perusak arsip.
4. Merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai acara restorasi arsip statis.
5. Menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis.
6. Mengontrol kawasan penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala.
Apabila arsip statis tersebut sudah mengalami kerusakan maka yang akan dilakukan ialah melaksanakan acara restorasi. Kegiatan restorasi tersebut dilakukan dengan cara :
1. Mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis.
2. Menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.
3. Melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai dengan metode dan rangkaian tindakan perbaikan.
Pemeliharaan dan perawatan juga dilakukan terhadap lingkungan penyimpanan arsip statis dan juga memperhatikan kondisi fisik arsip tersebut. Untuk lingkungan kawasan penyimpanan arsip statis, terutama yang berkaitan dengan gedung arsip, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan semoga arsip statis tersebut sanggup terjaga, contohnya dengan cara memakai sistem pendingin 24 jam, cukup fentilasi udara dan cahaya, serta peralatan pengamanan gedung /alarm, smoke detector. Sedangkan untuk fisik arsipnya dilakukan perjuangan dengan cara ibarat penghilangan asam (deacidification) pada kertas, boks arsip, pembungkus arsip, dan melaksanakan fumigasi; merestorasi arsip dengan cara laminasi dan enkapsulasi; dan pelestarian arsip kertas utamanya dengan cara alih media ke mikrofilm. Dengan usaha-usaha perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan diperlukan akan sanggup menjaga arsip statis dari kerusakan fisik maupun informasinya, sehingga arsip yang bernilai guna tersebut sanggup terjaga dengan baik dan aman.
0 Response to "Dasar Teori Pokok-Pokok Preservasi Arsip |"