Preservasi Tujuan Proses Sarana Dan Prasarana

A.     TUJUAN DAN PRINSIP-PRINSIP PRESERVASI

Tujuan preservasi ialah untuk melindungi fisik arsip semoga tahan lama, menghindarkan dari kerusakan sehingga kandungan informasinya sanggup terjaga selamanya.

Prinsip-prinsip preservasi terdiri dari:

1.   Dilaksanakan dengan mempertahankan otensitas dan realibilitas arsip.

2.   Dilaksanakan semenjak dinyatakan sebagai arsip permanen.

3.   Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya.

4. Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang steril dengan suhu dan kelembaban udara yang stabil.

5.   Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang tinggi.

  

B.     SARANA DAN PRASARANA PRESERVASI

Untuk pencapaian tujuan preservasi perlu didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana preservasi antara lain:

1.   Tersedianya gedung dan ruang penyimpanan arsip yang representative.

2.   Tersedianya aliran dan standar preservasi.

3.   Tersedianya laboratorium.

4.   Tersedianya peralatan dan alih media.

5. Tersedianya rak arsip, lemari arsip, AC, Dehumidifier, Thermometer, Hygrometer, Thermohygrometer, trolly, leafcaster, rewinder, video tape cleaner, film cleaner, telecine, stein back, kamera microfilm, mesin prosesing, computer, dan scanner, dan sebagainya.

6.     Tersedianya wadah penyimpanan arsip (boks, can, dan amplop).

  

C.    PROSES PRESERVASI ARSIP TEKSTUAL

Seperti yang telah dijabarkan di atas bahwa secara garis besar preservasi dibagi menjadi 3 acara yaitu pemeliharaan arsip, restorasi arsip, dan reproduksi arsip. Maka proses preservasi arsip terdiri dari:

1.     Persiapan

Persiapan merupakan tahap awal yang dilakukan sebelum arsip statis hasil akuisisi disimpan sebagai memori kolektif suatu forum kearsipan dan siap dimanfaatkan oleh pengguna arsip. Persiapan mempunyai beberapa tahap, yaitu:

a.       Penempatan arsip hasil akuisisi pada ruang transit untuk diseleksi dan dibersihkan dari aneka macam faktor perusak.

b.       Pemindahan arsip ke ruang penyimpanan.

c.       Merawat atau merestorasi arsip yang rusak.

2.       Pemeliharaan Arsip Statis

Ada beberapa acara dalam Pemeliharaan Arsip Statis, yaitu:

a.   Menata arsip sesuai dengan grup arsip. Pada arsip tekstual contohnya dengan teladan klasifikasi.

b.    Menyimpan dan menata arsip sesuai dengan format dan media arsip Dalam hal ini, arsip tekstual jangan dicampur dengan arsip dengan media yang berbeda.

c.       Mengatur kestabilan suhu dan kelembaban udara ruang penyimpanan arsip.

d.       Mengontrol lingkungan dan fisik arsip secara regular.

e.       Menindaklanjuti hasil temuan control terhadap lingkungan dan fisik arsip.

3.       Perawatan atau Restorasi arsip

Kegiatan yang dilakukan dalam melaksanakan Perawatan atau restorasi arsip, adalah:

a.       Mendaftarkan arsip yang akan direstorasi.

b.     Mencatat jenis, metode dan rangkaian tindakan perawatan yang pernah dilakukan terhadap arsip yang bersangkutan.

c.      Melaksanakan perawatan atau restorasi arsip.

d.     Pemeriksaan ulang dan control restorasi, khususnya terhadap arsip media baru.

  

D.    REPRODUKSI

Arsip tekstual yang bermedia kertas suatu ketika tentu akan mengalami kerusakan. Arsip penting dilihat tidak hanya dari segi fisiknya saja tetapi nilai informasinya. Bagaimana apabila suatu arsip rusak dan nilai informasinya menjadi hilang? Tentu akan menjadikan kerugian yang sangat besar. Untuk itu untuk melestarikan arsip semoga tahan usang dan nilai informasinya tetap ada ialah dengan cara reproduksi. Reproduksi arsip sanggup dilakukan dengan dua cara, yaitu mengkopi dan alih media. Mengkopi ialah acara memalsukan arsip dengan format hasil penggandaan yang sama dengan format aslinya. Sedangkan alih media ialah acara memalsukan arsip, tetapi format hasil penggandaannya berbeda dengan format aslinya. Misalnya ialah format orisinil kertas dialihmediakan ke bentuk microfilm atau digital. Selain daripada itu, tujuan reproduksi adalah:

  Mengawetkan dan memaksimal gambar dan bunyi dalam keadaan stabil untuk waktu yang lama.

    Menentukan keamanan dan melindungi dari kehilangan isi gosip jikalau materi aslinya hilang atau rusak.

  Menetapkan rujukan dan duplikasi dalam menciptakan susukan pada isi arsip sehingga materi aslinya tidak digunakan.

Seputar Tentang Perawatan dan Pemeliharan Arsip Statis

Untuk menjaga keutuhan kondisi fisik maupun isi gosip arsip statis dibutuhkan perawatan dan pemeliharaan. Hal tersebut dilakukan alasannya ialah biasanya arsip-arsip statis itu mempunyai usia yang sudah usang dan rentan terhadap kerusakan. Perawatan arsip statis dilakukan melalui acara pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya kerusakan. Sedangkan pemeliharaan mengarah  pada perjuangan untuk melestarikan materi arsip dari kerusakan. Dengan demikian arsip wajib dipelihara, dirawat serta dihindarkan dari unsur-unsur perusak arsip. Unsur yang biasanya menjadi penyebab perusak arsip ialah sebagai berikut :

a. Faktor biologis, menyerupai jamur dan serangga;

b. Faklor fisis, menyerupai cahaya dan panas matahari, dan air;

c. Faktor kimiawi, menyerupai imbas tinta tulisan, keasaman kertas;

d.  Faktor lingkungan, seperli manusia, peristiwa alam, banjir, kebakaran;

e. Faktor hewan pengerat, menyerupai tikus.

Ada beberapa hal  yang perlu dilakukan semoga arsip statis tersebut tetap terjaga dan mengantisipasinya dari kerusakan arsip. Hal-hal tersebut sanggup dilakukan dengan cara menyerupai berikut:

1. Menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis.

2. Mendokumentasikan gosip yang dikandung dalam arsip statis.

3. Mensterilkan dari perusak arsip.

4. Merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai acara restorasi arsip statis.

5. Menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis.

6. Mengontrol daerah penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala.

Arsip sebagai salah satu sumber gosip mempunyai fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses acara yang dilakukan dalam sebuah organisasi maupun intansi. Data kearsipan sangat dibutuhkan bagi setiap intansi pemerintah maupun swasta demikian juga dengan kecamatan cibungbulang, oleh alasannya ialah itu penulis tertarik untuk menciptakan skripsi mengenai kearsipan pada kecamtan cibungbulang Bogor.
Adapun Pengelolaan arsip yang dilakukan oleh kecamatan cibungbulang mencakup beberapa tahap acara yaitu : pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penilaian, dan pemusnahan arsip.
Sistem pencatatan arsip yang dipakai oleh petugas kearsipan kecamatan cibungbulang kabupaten bogor dengan memakai kartu kendali, sedangkan untuk penyimpanannya memakai system kodeklasifikasiyang terlebih dahulu ditentukan pokok pemasalahannya.
Sementara penyimpanan arsip mengikuti asas kombinasi yakni desntralisasi yaitu penyimpanan yang dilakukan pada unti pengolah sedangkan penyimpanan arsip inaktif mengikuti asas sentralisasi yaitu penyimpanan yang dilakukan pada unti kearsipan di tempat/ kantor yang sama.

Tweet