 |
| Manajer Informasi: Peran Pustakawan Pengadaan di Era Digital |
Majalah :
Edisi :
Vol. 10 No. 1 - April 2008
Abstrak
Pada abad digital, pengadaan koleksi lebih kearah manajemen koleksi yang mengatur mengenai penggunaan koleksi, cara penyimpanan, cara mengorganisasi dan membuatnya gampang diakses oleh pengguna. Kemudahan saluran ini membawa perubahan besar bagi penyebaran informasi, pertama kemudahan saluran informasi mengakibatkan perkembangan koleksi dalam bentuk elektronis semakin melimpah; dan kedua kemudahan saluran informasi juga memberi peluang kepada perpustakaan untuk menjadi produsen informasi. Pustakawan sebagai manajer informasi dalam proses pengadaan harus mempunyai kebijakan yang terang yang dituangkan dalam sebuah pedoman pengadaan dan mempunyai Standard Operating Procedure (SOP) yang jelas.
Kata Kunci
Informasi; Pengadaan; Koleksi; Digital
Pengarang
Dian Wulandari
Subyek
Pengembangan koleksi (Perpustakaan)
Perpustakaan -- Administrasi Umum
Sumber
Pengantar
Pada abad informasi dan digital ibarat dikala ini pustakawan perguruan tinggi bukan lagi hanya seorang tenaga manajemen yang membantu mahasiswa mencari informasi di daerah yang dinamakan perpustakaan tetapi seseorang yang menyediakan kebutuhan informasi, kemudahan layanan dan pembelajaran tanpa dibatasi tempat, waktu dan bentuk. Era digital membawa perubahan pada setiap bidang layanan Perpustakaan, ibarat pada bidang pelatihan koleksi dan bidang layanan pengguna.
Artikel ini menjelaskan perubahan kiprah pustakawan pengadaan, khususnya pustakawan perpustakaan perguruan tinggi pada abad digital sebagai manajer informasi, juga menjelaskan perubahan yang terjadi dan peluang yang sanggup diambil dengan menitik beratkan pada perpustakaan sebagai konsumen informasi maupun produsen informasi.
Pengembangan Koleksi menuju manajemen koleksi
Pengadaan koleksi yang lazim dilakukan sebelum abad digital menitikberatkan pada perkembangan koleksi atau "collection development", tapi pada abad digital pengadaan koleksi lebih kearah manajemen koleksi atau "collection management". Pengembangan koleksi mencakup seleksi dan pengadaan bahan-bahan pustaka berdasarkan kebutuhan pengguna dikala ini dan dimasa mendatang. Tetapi manajemen koleksi, lebih dari sekedar membangun atau meningkatkan jumlah koleksi saja. Manajemen koleksi juga mengatur penggunaan koleksi, cara penyimpanan, cara mengorganisasi dan membuatnya gampang diakses oleh pengguna (Singh, 2004).
Pada perpustakaan tradisional, pengadaan koleksi terbatas pada koleksi yang mempunyai wujud atau bentuk secara fisik berupa koleksi tercetak ibarat buku, majalah, jurnal, koleksi audio visual, dan lain-lain. Namun pada abad digital ini, koleksi yang dilanggan tidak terbatas pada koleksi tercetak, tapi juga koleksi yang hanya sanggup diakses secara maya ibarat database jurnal dalam bentuk online, koleksi buku online. Secara fisik kita tidak mempunyai koleksinya, tetapi kita mempunyai saluran ke koleksi tersebut kalau kita melanggannya.
Menurut Branin (1994), dengan melimpahnya jenis informasi yang ada, pustakawan pengadaan harus sanggup menjadi seorang "knowledge manager", daripada sebagai seorang "collection manager". Knowledge disini menggantikan kata collection, alasannya yaitu pada dikala ini fokus pengembangan koleksi tidak hanya berupa koleksi tercetak ibarat pada abad tradisional, tetapi pustakawan pengadaan dikala ini berperan dalam proses survey terhadap beragamnya sumber-sumber dan jenis informasi baik yang tercetak maupun elektronis, kemudian melaksanakan seleksi, mengorganisasi, dan memelihara resources yang merupakan rekaman ilmu pengetahuan/record of knowledge (dikutip dalam Singh, 2004).
Manajer Informasi
Manajer berdasarkan Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer diartikan sebagai "orang yang berwenang dan bertanggung jawab membuat rencana, mengatur, memimpin dan mengendalikan pelaksanaannya untuk mencapai target yang telah ditentukan" (p. 924). Sebagai seorang manajer informasi, pustakawan mempunyai kewenangan untuk merencanakan, mengorganisasi, melaksanakan pengaturan, mengarahkan untuk mencapai tujuan dan melaksanakan kontrol terhadap proses pengadaan koleksi
Manajemen koleksi diartikan sebagai perjuangan untuk menyesuaikan koleksi perpustakaan dengan kebutuhan pengguna, mengupayakan supaya koleksi yang ada dimanfaatkan seefektif mungkin, dan tidak menutup kemungkinan membangun kegiatan resource sharing dengan perpustakaan atau sentra informasi lain.
Sebagai seorang manajer informasi, berdasarkan Friend (2000), pustakawan pengadaan seharusnya mempunyai kemampuan untuk menganalisa kebutuhan pengguna baik dimasa sekarang maupun masa mendatang, mengikuti perkembangan kebijakan universitas maupun diluar universitas, bisa membuat perencanaan dan mengalokasikan dana dengan baik, melaksanakan kontrak-kontrak kerjasama, melaksanakan penilaian koleksi secara makro maupun seleksi informasi secara mikro, penyiangan, pemeliharaan maupun membuat sistem penilaian koleksi (dikutip dalam Singh, 2004).
Kemudahan saluran informasi memakai teknologi internet membawa dua perubahan besar bagi penyebaran informasi. Pertama, kemudahan saluran informasi mengakibatkan perkembangan koleksi dalam bentuk elektronis semakin melimpah, baik yang disediakan secara cuma-cuma maupun dengan cara berlangganan, sehingga perpustakaan merupakan konsumen yang harus dengan cermat dan teliti menyeleksi koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kedua, kemudahan saluran informasi juga memberi peluang kepada perpustakaan untuk menjadi produsen informasi dengan memanfaatkan sumber daya yang dimilikinya. Bukankah 2 perubahan besar tersebut berada dalam wilayah kerja seorang pustakawan pengadaan?
Berikut ini akan dijelaskan beberapa kiprah pustakawan pengadaan di abad digital yang memberinya kiprah gres sebagai manajer informasi.
Pedoman Pengadaan
Keberagaman jenis informasi yang sanggup dengan gampang dikoleksi oleh sebuah Perpustakaan terkadang mengakibatkan kebingungan tersendiri bagi pihak penentu kebijakan di kepingan pengadaan untuk mengabulkan proposal koleksi dari pengguna. Perpustakaan, khususnya pustakawan pengadaan perlu memilih kebijakan sistem pengadaan yang sejalan dengan visi dan misi forum induk. Sebagai seorang manajer informasi, pustakawan pengadaan harus mempunyai kebijakan yang terang yang dituangkan dalam sebuah "Pedoman Pengadaan" yang berisi poin-poin penting dalam pengadaan koleksi Perpustakaan, yaitu:
1. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan koleksi
2. Sistem penilaian koleksi
3. Kebijakan pengadaan koleksi, mencakup anggaran, jumlah eksemplar, dll.
4. Sistem pengadaan koleksi, mencakup proses pembelian koleksi dan
5. Sistem pemeliharaan koleksi (jangka pendek maupun jangka panjang)
6. Sistem penyiangan koleksi
Pustakawan pengadaan harus sanggup memberi panduan yang terang dalam melaksanakan penyiangan koleksi, alasannya yaitu dalam prakteknya kiprah ini tidak saja dilakukan oleh pustakawan pengadaan tapi juga dari kepingan lain, bahkan juga melibatkan dosen.
Semua pedoman tersebut harus mempunyai Standard Operating Procedure (SOP) yang jelas, dan menjadi pedoman dari pustakawan pengadaan dalam melaksanakan kiprah dan tanggung jawabnya.
Sistem Seleksi Pangkalan Data Terpasang (Online Database)
Kemudahan saluran informasi yang mengakibatkan perkembangan koleksi dalam bentuk elektronis semakin melimpah, baik yang disediakan secara cuma-cuma maupun dengan cara berlangganan yang merupakan dampak dari abad digital, perlu dicermati oleh pustakawan dengan kejelian dalam menyeleksi koleksi, termasuk koleksi online database yang memerlukan biaya tinggi kalau kita melanggannya. Pada dikala ini online database sudah tidak absurd lagi bagi dunia perpustakaan dan penggunanya. Keberadaan online database dikala ini tampaknya menjadi sebuah gengsi tersendiri bagi perpustakaan yang melanggannya.
Online database atau pangkalan data terpasang berdasarkan Putu Laxman Pendit (2006), keberadaannya sudah cukup usang ada di dunia kepustakawanan di banyak sekali negara maju, dan bahkan hingga dengan tahun 1975 saja sudah ada 300 penjaja (vendor) yang menyediakan aneka pangkalan data terpasang secara komersial kepada umum. Saat ini di abad teknologi informasi yang ditandai dengan kehadiran teknologi internet pada tahun 90-an di Indonesia, ribuan bahkan mungkin jutaan pangkalan data terpasang beredar dan bersaing untuk memperoleh pelanggan baru. "Pangkalan-pangkalan data terpasang inilah yang sebetulnya merupakan perwujudan dari konsep virtual, alasannya yaitu keberadaannya tidak sungguh-sungguh di dalam lingkungan fisik perpustakaan" (Pendit, 2006, p. 2)
Keberagaman jumlah dan jenis online database yang tersedia menuntut kejelian konsumen sebelum memutuskan berlangganan. Pustakawan pengadaan harus jeli dalam memutuskan dilanggan/tidaknya pangkalan data yang ditawarkan oleh vendor, dengan memperhatikan beberapa hal ibarat tersebut dibawah ini:
1. Ketersediaan dana
Keinginan untuk melanggan online database hanya akan menjadi impian yang tak akan pernah terwujud kalau memang tidak tersedia dana yang cukup untuk melanggannya. Pada abad digital ini, konsorsium merupakan salah satu balasan bagi perpustakaan untuk meningkatkan jumlah pangkalan data elektronik dengan biaya yang relatif lebih murah alasannya yaitu ditanggung para penerima konsorsium. Sehingga dana yang tersedia sanggup dialokasikan untuk melanggan banyak sekali pangkalan data lainnya. Hal tersebut memungkinkan alasannya yaitu data dalam bentuk digital sanggup dengan gampang di share.
2. Disiplin ilmu yang menjadi fokus institusi induk
Hendaknya online database yang dilanggan diubahsuaikan dengan disiplin ilmu forum induknya. Jika disiplin ilmu yang menjadi fokus institusi induk cukup beragam, sebaiknya dibentuk skala prioritas atau dipilih database yang bisa menjawab cukup banyak disiplin ilmu yang dilayani.
3. Kebutuhan pengguna
Kebutuhan untuk membeli online database hendaknya tidak didasari impian lain selain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para penggunanya.
4. Ketersediaan kemudahan pendukung
Keberadaan online database harus didukung oleh ketersediaan kemudahan pendukung, contohnya jaringan internet apakah sudah tersedia, kemudahan komputer yang cukup memadai untuk mengakses database, dll.
5. Tingkat melek informasi dan teknologi pengguna
Kesiapan dari para pengguna juga perlu dipertimbangkan sebelum melanggan sebuah online database. Apakah pengguna sudah melek teknologi, minimal sanggup memakai komputer. Disamping itu, pengguna juga perlu sedikit mengetahui seni manajemen penelusuran informasi (melek informasi). Jika kedua hal ini sudah sanggup dipenuhi, tidak ada salahnya perpustakaan melanggan online database.
Disamping ke-lima hal diatas, pustakawan pengadaan juga perlu melaksanakan seleksi dan penilaian terhadap kandungan informasi, fitur, kemudahan akses, layanan purna jual dari vendor online database yang hendak dilanggan.
Dokumentasi Koleksi Lokal
Seperti dijelaskan diatas bahwa kemudahan saluran informasi pada abad digital ini juga memberi peluang kepada perpustakaan perguruan tinggi sebagai produsen informasi dengan mengembangkan karya yang dihasilkan oleh sivitas akademika secara luas. Hal ini tentu saja sanggup meningkatkan gambaran institusi induk. Perpustakaan perguruan tinggi sanggup menggali informasi lokal yang dimiliki Universitas untuk disajikan secara digital kepada masyarakat sebagai sumber pembelajaran, sarana edukasi bagi masyarakat untuk menghargai milik sendiri, dan memperkaya khasanah budaya lokal.
Koleksi lokal yang paling banyak dihasilkan universitas yaitu Tugas Akhir mahasiswa. Hampir setiap semester, perpustakaan mendapatkan Tugas Akhir mahasiswa, dan koleksi ini niscaya akan bertambah banyak seiring dengan pertambahan waktu. Digitalisasi Tugas Akhir merupakan pilihan yang mau tidak mau harus diambil oleh Perpustakaan Perguruan Tinggi. Disamping keterbatasan ruang, digitalisasi Tugas Akhir memberi nilai tambah tersendiri bagi perpustakaan.
Ketika memutuskan untuk melaksanakan digitalisasi koleksi Tugas Akhir, Perpustakaan dengan derma dari Universitas harus menyiapkan beberapa kebijakan seperti:
1. Menentukan pedoman penulisan Tugas Akhir,
2. Menentukan kebijakan wacana hak penyebaran informasi secara digital
3. Menentukan sistem dan standard yang akan digunakan dalam proses pengolahan koleksi digital
4. Menentukan sistem informasi (database) yang akan digunakan dalam pengolahan maupun temu kembali informasi.
Selain Tugas Akhir, pustakawan pengadaan juga sanggup mengambil inisiatif untuk berafiliasi dengan jurusan atau unit lain di kampus supaya koleksi lain yang akan dialih-formatkan dalam bentuk digital sanggup tersistem dengan baik. Yang dimaksud tersistem meliputi:
1. Jenis koleksi yang akan di digitalisasi; harus terang baik dari sisi definisi maupun karateristiknya
2. Sistem pengumpulan karya oleh mahasiswa; apakah mahasiswa juga perlu mengumpulkan dalam bentuk digital selain bentuk aslinya, sehingga pihak jurusan/perpustakaan tidak perlu mengalihkan dalam format digital
3. Sistem seleksi karya; apakah karya yang dihasilkan perlu diseleksi dari sisi nilai, karakteristik, keunikan, ataukah semua koleksi akan ditampilkan dalam bentuk digital?
4. Sistem distribusi ke perpustakaan; distribusi ke perpustakaan dilakukan selama berapa kurun waktu? Setiap semester ataukah sehabis semua karya dari mahasiswa terkumpul?
5. Kepemilikan; apakah karya yang dihasilkan oleh mahasiswa menjadi milik jurusan ? apakah perpustakaan perlu mengoleksi karya-karya terpilih? Bagaimana kepemilikannya, apakah secara otomatis menjadi milik perpustakaan, ataukah pembuat karya mereproduksi untuk perpustakaan dengan biaya dari perpustakaan?, Jenis media apa saja yang memungkinkan untuk dikoleksi?
6. Pameran; apakah perlu koleksi yang terpilih untuk dipamerkan di perpustakaan? Pihak-pihak siapa saja yang harus dilibatkan?
Semua itu membutuhkan kebijakan yang terang dari pihak perpustakaan, dalam hal ini pustakawan pengadaan, sehingga jurusan mempunyai panduan yang jelas, dan sistem pengadaan koleksi lokal sanggup berjalan dengan baik dan tersistem. Sebagai contoh, mulai sekitar tahun 2000, Perpustakaan UK Petra telah memulai melaksanakan proyek digitalisasi koleksi terhadap karya-karya sivitas akademika yang mempunyai karakteristik lokal/local content (diproduksi secara lokal dan/ atau mengandung karakteristik suatu entitas lokal). Koleksi tersebut terdiri dari Surabaya Memory (dokumentasi berupa foto, lukisan, karya tulis, dll. ttg perkembangan kota Surabaya), Digital Thesis (karya kiprah final mahasiswa UK Petra), eDIMENSI (artikel jurnal ilmiah DIMENSI yang diterbitkan UK Petra), Gallery (karya seni hasil komunitas UK Petra), Petra iPoster (poster dari kegiatan/acara yang diselenggarakan di UK Petra) dan Petra Chronicle (dokumen dan foto perkembangan UK Petra). Kesemua koleksi tersebut sanggup diakses dari katalog iSPEKTRA
Semua koleksi digital tersebut dikembangkan melalui proyek "Desa Informasi" , merupakan proyek yang memayungi upaya pengembangan Local eContent di Perpustakaan UK Petra. Desa Informasi tidak lagi sekedar upaya pengembangan koleksi Local eContent, namun juga berupa upaya-upaya advokasi dan promosi koleksi Local eContent ke komunitas kampus dan masyarakat secara umum.
Kesimpulan dan Saran
Peran sebagai manajer informasi membawa perubahan yang cukup besar bagi seorang pustakawan pengadaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi. Pustakawan pengadaan tidak hanya asal membeli koleksi sesuai dengan undangan pengguna. Mereka tidak lagi hanya melaksanakan seleksi koleksi, tetapi juga mengharuskannya mempunyai kemampuan manajerial dengan melaksanakan perencanaan kegiatan pengadaan secara tersistem, mengatur alokasi anggaran dengan terang dan terarah, melaksanakan penilaian dan perencanaan pengadaan koleksi sesuai dengan kebutuhan pengguna baik untuk kebutuhan masa sekarang maupun kebutuhan di masa mendatang.
Pustakawan pengadaan dalam abad digital ibarat dikala ini perlu kiprah sebagai manajer informasi alasannya yaitu kemudahan saluran informasi menjadikan perpustakaan sebagai konsumen yang harus dengan cermat dan teliti menyeleksi koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Selain itu abad digital juga memberi peluang kepada pustakawan untuk melaksanakan digitalisasi koleksi yang dihasilkan oleh institusi induk, yang tentunya sanggup menjadi media dan sarana pembelajaran bagi pengguna dan masyarakat pada umumnya.
source :
http://dewey.petra.ac.id)
(www.petra.ac.id/desa-informasi)
http://www.perpusnas.go.id/magazine/manajer-informasi-peran-pustakawan-pengadaan-di-era-digital/
0 Response to "Tugas Pustakawan Pengadaan Di Abad Digital"